【新社会人向け】飲み会の幹事を任されたら読む記事｜準備〜精算まで完全ガイド

4月になると「今度の歓迎会、幹事お願い」と急に振られること、ありますよね。

僕も新卒1年目のとき、入社2週目でいきなり15人の歓迎会を任されて本当に焦りました。何を予約すればいいのか、いくら集めればいいのか、上司に確認すべきことは何なのか——全部手探りだったんです。

結局そのときは先輩に聞きまくってなんとか乗り切ったんですが、あのとき「これ読めば全部わかる」っていう記事があったらどれだけ楽だったか。

だから、いま幹事を任されて焦っている人のために、僕が何回もやってきた中で固まった「これだけやれば大丈夫」っていう流れをまとめます。

まずやること：日程と人数を決める

幹事の仕事は「お店を探す」ことだと思いがちですが、実はその前にやることがあります。

日程調整は「候補を3つ」出す

まず上司（or 主賓）に「この週のどこかで」と大まかな了承をもらってから、参加者にアンケートを投げましょう。

ポイントは候補日を3つに絞ること。多すぎると票が割れるし、少なすぎると全員が合わない。3つがちょうどいいです。調整にはLINEのノート機能や調整さんを使えば十分です。

参加人数は「確定」と「たぶん」で分ける

参加を「確定」「たぶん行く」「不参加」の3段階で聞くと予約しやすくなります。お店に伝える人数は「確定 + たぶんの半分」くらいが経験上ちょうどいいです。

お店選び：ここで8割決まる

正直、幹事の評価は「どのお店を選んだか」でほとんど決まります。逆に言えば、いいお店さえ押さえれば、あとは流れでなんとかなる。

お店選びの基本ルール

• アクセス最優先：会社 or 最寄り駅から徒歩5分以内。遠い店は絶対に不評です
• コース料理が安全：アラカルトだと予算が読めない。初心者はコース一択
• 飲み放題は2時間：1.5時間は短すぎる、3時間はダレる。2時間がベスト
• 個室 or 半個室：上司がいる飲み会なら個室を取る。プラス500〜1000円の価値は絶対にある
• 予算は一人4,000〜5,000円：新社会人同士なら3,500円コースでも全然OK

予約時に確認すること

電話で予約するときは、以下を必ず聞いておきましょう。これを聞いておくと当日トラブルが起きません。

• キャンセル料が発生するタイミング（2日前？前日？）
• 人数変更の最終期限
• アレルギー対応の可否
• 支払い方法（カード使えるか、幹事一括払いできるか）
• 喫煙ルール

当日の動き方：やることは3つだけ

当日やることって、実はそんなに多くありません。

1. 30分前にリマインドを送る。「本日18:30〜 ○○（お店の名前）です。場所はこちら→（Google Mapsリンク）」。これだけでドタキャンと遅刻がかなり減ります。
2. 15分前に到着して席を確認する。上司や主賓の席、コートをかける場所、トイレの位置を把握しておく。あと、店員さんに「幹事です」と伝えておくとスムーズ。
3. 最初の乾杯を仕切る。全員のドリンクが届いたタイミングで「それでは乾杯をお願いします」と上司に振る。ここまでが幹事の最大の山場。あとは楽しんでOK。

精算：一番ストレスになるところ

ぶっちゃけ、幹事をやったことある人なら分かると思うんですけど、一番面倒なのはお金の計算です。

飲み会が終わった後、酔った頭で割り勘の計算をして、PayPayのリンクを送って、誰が払った・払ってないを追いかけて……。これが本当にしんどい。

精算をラクにするコツ

僕が何回も幹事をやる中でたどり着いた方法はこんな感じです。

• 会計は幹事が一括で立て替える：「各自で払います」は店員さんに嫌がられるし、時間もかかる
• 端数は幹事が被る：32,400円 ÷ 8人 = 4,050円。こういうとき「4,000円でいいよ」と言える幹事はカッコいい（実質400円で好感度が買える）
• 上司が多めに払う場合は事前に確認：「部長、今回は少し多めにいただいてもよろしいですか？」と飲み会前に聞いておく

手前味噌ですが、僕たちが作った「割り勘くん」というLINE Botがあります。よかったら試してみてください。レシートを撮るだけで使えます。割り勘アプリの比較はこちらでまとめています。

→ 割り勘くんをLINEで使ってみる

翌日にやること：ここで差がつく

飲み会が終わったら終了、ではありません。翌日のフォローで幹事の評価は大きく変わります。

• お礼メッセージをグループに送る：「昨日はありがとうございました！」と翌朝に一言。これだけで印象がまったく違う
• 未払いの人に個別連絡：グループで名指しするのはNG。LINEの個別メッセージで「昨日の分、◯◯円お願いします」とやさしく送る
• お店の評価を記録しておく：次回の幹事に引き継げるように、良かった店・微妙だった店をメモしておくと将来の自分が助かる

幹事の持ち物・やることチェックリスト

まとめ

幹事って最初はハードルが高く感じるけど、やることを分解すれば「日程決め → 店予約 → 当日仕切り → 精算」の4ステップだけです。

一番大事なのは事前準備。当日バタバタしている幹事は、だいたい準備不足が原因です。逆に、このガイドの通りに準備しておけば、当日は自分も楽しむ余裕が生まれます。

幹事をうまく回せると、職場での信頼感がグッと上がります。「こいつに任せれば大丈夫」って思ってもらえたら、それは仕事の評価にもつながります。

初めての幹事、頑張ってください。この記事が少しでも役に立てば嬉しいです。